Worum es geht: Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per Mail, sondern ein Datensatz, den die Software des Empfängers direkt einlesen kann. Empfangen müssen Sie solche Rechnungen bereits heute. Versenden müssen Sie sie bald ebenfalls — und dann darf eine PDF-Rechnung an Geschäftskunden nicht mehr verschickt werden. Wir richten das für Ihren Betrieb ein: passendes Format, Software eingestellt, Ablauf im Betrieb geregelt, Buchhaltung angebunden. Sie beantworten zehn Fragen, wir schlagen den passenden Umfang vor, Sie laden Unterlagen hoch, sehen den Preis und unterschreiben. Was Sie nicht wissen, lassen Sie frei — wir fragen nach.
Wichtig, bitte zuerst lesen: Die Übergangsregeln laufen aus. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle inländischen Geschäftskunden-Rechnungen, ohne Ausnahme. Wer die Umstellung verpasst, hat ein doppeltes Problem: die eigenen Rechnungen entsprechen nicht den Anforderungen, und beim Empfang fehlt für den Vorsteuerabzug die richtige Rechnung. Die Einführung dauert in der Praxis vier bis acht Wochen — rechnen Sie ab dem Zieltermin zurück.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz: die Software des Empfängers liest Betrag, Steuer und Positionen direkt aus, ohne dass jemand etwas abtippt. Eine PDF-Datei per Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn sie digital verschickt wird — ein Programm kann daraus nichts verlässlich auslesen. Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen.
Empfangen müssen Sie schon heute. Schickt Ihnen ein Lieferant eine E-Rechnung, müssen Sie sie annehmen und verarbeiten können.
Versenden in Stufen: ab dem 1. Januar 2027 alle Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen — für Rechnungen an inländische Geschäftskunden.
Rechnen Sie von Ihrem Stichtag vier bis acht Wochen zurück. Wer im Dezember anfängt, wird nicht rechtzeitig fertig, weil Tests mit Kunden Zeit brauchen.
Die Versandpflicht nicht — an Privatkunden dürfen Sie weiter Papier oder PDF verschicken. Die Empfangspflicht schon: Ihre Lieferanten dürfen Ihnen E-Rechnungen schicken, und ohne verarbeitbare Rechnung wird Ihr Vorsteuerabzug angreifbar. Für Sie genügt in der Regel Umfang 1.
Zwei Dinge, und beide kosten Geld. Ihre eigenen Rechnungen entsprechen nicht den Anforderungen — Kunden können die Zahlung verweigern, bis eine korrekte Rechnung vorliegt, und größere Kunden tun das. Und beim Empfang riskieren Sie den Vorsteuerabzug für jede Rechnung, die Sie nicht ordnungsgemäß verarbeitet und aufbewahrt haben. Bei einer Prüfung summiert sich das schnell auf mehr, als die Umstellung gekostet hätte.
Beides ist erlaubt. XRechnung ist eine reine Datendatei ohne Sichtform; Behörden verlangen meist genau die. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei, in der die Daten mit eingebettet sind — der Empfänger sieht also eine gewohnte Rechnung und seine Software liest gleichzeitig die Daten. Für Betriebe mit gemischter Kundschaft ist ZUGFeRD in der Praxis meist die bequemere Wahl. Wir entscheiden das anhand Ihrer Kunden, nicht anhand der Technik.
Häufig nicht. Die verbreiteten Programme können E-Rechnungen bereits — die Funktion ist nur nicht eingeschaltet oder nicht richtig eingestellt. Wir prüfen zuerst, was Ihr Programm kann. Erst wenn es wirklich nicht geht, schlagen wir einen Wechsel vor, mit zwei Alternativen und den Kosten dazu. Lizenzgebühren zahlen Sie in jedem Fall direkt an den Anbieter, nicht an uns.
Fast nie an der Technik, fast immer an den Stammdaten. Fehlt bei einem Kunden die Steuernummer, ist eine Adresse unvollständig oder eine Einheit falsch hinterlegt, wird die Rechnung abgewiesen — und zwar jede einzelne, nicht nur einmal. Deshalb prüfen wir Ihre Kunden- und Artikeldaten, bevor wir umschalten. Das ist der unspektakuläre Teil, der den Erfolg entscheidet.
Die Datendatei selbst muss aufbewahrt werden, unverändert und lesbar, für acht Jahre. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto genügt nicht. Wir richten die Ablage so ein, dass das automatisch passiert, und schreiben in einem Absatz auf, wie es läuft — das ist genau das, was ein Prüfer sehen will.
Wenig. Rechnung schreiben bleibt Rechnung schreiben; sie geht nur anders raus. Was sich ändert, ist der Umgang mit Fehlermeldungen: wird eine Rechnung abgewiesen, muss jemand wissen, was zu tun ist. Dafür bekommen Sie ein Blatt mit dem Ablauf und, ab Umfang 2, eine kurze Einweisung für Ihr Büro.
Empfangen müssen sie es, das ist Pflicht. In der Praxis läuft es bei einigen trotzdem noch nicht rund. Deshalb schicken wir Testrechnungen an Ihre wichtigsten Kunden, bevor wir vollständig umschalten, und klären Rückfragen direkt mit deren Buchhaltung. Sie merken davon idealerweise nichts.
Gut, wenn man es einmal richtig einrichtet: die E-Rechnung enthält die Daten schon, also entfällt das Abtippen und die Buchhaltung wird billiger und schneller. Wir stimmen den Weg der Dateien mit Ihrer Kanzlei ab, damit nichts doppelt erfasst wird. Machen wir Ihre Buchhaltung selbst, ist das ohnehin Teil des Auftrags.
Ja. Alles, was Ihre Firma an eine andere Firma fakturiert, unterliegt derselben Pflicht — auch wenn es ein System automatisch erzeugt. Verkaufen Sie überwiegend an Privatkunden, ist der Aufwand klein; ist Ihr Shop gemischt, muss er die Fälle unterscheiden. Das richten wir in Umfang 3 mit ein.
Aus dem Umfang, den Sie wählen, plus den Positionen, die Ihr Fall zusätzlich braucht — Auswahl und Einrichtung eines neuen Programms, Anbindung eines Shops, Stammdaten in Ordnung bringen, Anmeldung bei Behörden, Schulung. Am Ende steht ein Faktor für die Größe des Betriebs. Alles im Rechner ist indikativ; den verbindlichen Festpreis bekommen Sie schriftlich, bevor Sie etwas beauftragen.
Umfang 1 in etwa einer Woche. Umfang 2 in drei bis vier Wochen, weil die Tests mit Ihren Kunden Zeit brauchen. Umfang 3 in sechs bis acht Wochen. Gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem wir Ihre Unterlagen und die Zugänge haben.
Ja, und für viele ist das der richtige Weg: zuerst den Empfang sauber aufsetzen, dann den Versand. Wir rechnen den ersten Umfang beim Ausbau vollständig an, Sie zahlen also nichts doppelt. Läuft Ihre Frist allerdings im Januar 2027 ab, planen wir beides gleich zusammen.
Zwei oder drei Ihrer Rechnungen, den Zugang zu Ihrem Rechnungsprogramm und einen Export Ihrer Kundendaten. Das genügt für den Anfang. Alles Weitere holen wir bei Ihrem Softwareanbieter oder Ihrem Steuerberater — dafür ist die Vollmacht da.